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Como tornar as reuniões online mais produtivas

Como tornar as reuniões online mais produtivas?

A pandemia de covid-19 está a mudar os nossos hábitos de trabalho. O escritório é, cada vez mais, virtual e com o "ruído" do online é fácil perder o fio à meada e tempo precioso. Veja como tornar as reuniões online mais produtivas...

Nunca o home office esteve tão presente na rotina das empresas. A pandemia está a alterar, de forma drástica, a forma como trabalhamos. Ora, a par das vantagens que a nova realidade acarreta, também surgem desvantagens.

Com o trabalho remoto, as reuniões entre equipas de trabalho tornam-se ainda mais necessárias e mais frequentes. Mas com tantas videoconferências na agenda, pode ser complicado gerir tudo da melhor forma.

Aqui na Grow Under trabalhamos em modo de sistema remoto desde a fundação da empresa e, portanto, temos ampla experiência neste processo.

Vamos, por isso, partilhar consigo algumas dicas que ajudam a tornar as reuniões online mais produtivas.

Os principais erros das reuniões online  

É preciso dizer que nem todas as empresas conseguem manter reuniões produtivas mesmo offline. O problema é, por isso, mais abrangente, embora possa ser agravado pelo trabalho remoto.

Diz-se, em jeito de sabedoria popular, que tempo é dinheiro. E quanto mais tempo se desperdiçar numa empresa, menos sobra para o trabalho inovador e criativo.

Ora, a sensação de desperdício de tempo pode ter consequências drásticas nas equipas de trabalho. A concentração e a produtividade dos trabalhadores é afetada, tal como a sua motivação.

Assim, vamos apresentar-lhe aqueles que são os erros mais frequentes no âmbito das reuniões online...

Excesso de reuniões é contraproducente

A facilidade de reunir online leva alguns gestores a marcarem reuniões em série. A falta do contacto diário com os colaboradores, nomeadamente para a troca de impressões, cria a necessidade de agendar reuniões até para desfazer dúvidas.

Contudo, embora o objetivo seja agilizar o trabalho, esse excesso de reuniões tem um efeito contraproducente. 

Em primeiro lugar, porque motiva demasiadas preocupações nos colaboradores. O stress de cumprir a agenda pode baralhar o foco no essencial, ou seja, no trabalho.

Além disso, com tantas reuniões marcadas, faltará o tempo para cumprir outras tarefas. Pois está em causa mais do que apenas participar nas reuniões. É preciso prepará-las e, depois, absorver o que aconteceu.

Os gestores acabam por ser os mais prejudicados neste processo, ficando com as agendas sobrelotadas, o que complicam a sua disponibilidade para gerir e inovar.

Reuniões muito demoradas tornam-se chatas

Outro erro frequente nas reuniões online é a sua excessiva duração. Sem precisar de apanhar transportes públicos para apanhar, nem filas de trânsito à nossa espera, é muito fácil passar da hora prevista.

Ora, quando uma reunião se prolonga por demasiado tempo, torna-se aborrecida. Nesse caso, os colaboradores começam a dispersar a atenção e a reunião acaba por se arrastar penosamente, sem que intervenham de forma produtiva.

Deste modo, é importante definir um tempo limite de duração e cumpri-lo.

Como tornar as reunioes online mais produtivas 

Afinal, para que servem as reuniões?

Mas para entender melhor como tornar as reuniões online mais produtivas, é preciso perceber para que servem afinal.

Qualquer reunião deve ter como propósito um ou vários dos seguintes objetivos:

  • Resolver problemas específicos
  • Obter insights sobre determinados projetos ou ações
  • Tomar decisões importantes

As reuniões tornam-se ineficientes se servirem apenas para revelar dados que podem ser enviados por email. Ou ainda para responder a perguntas de uma só pessoa.

Além disso, quando nada se decide e se marca mais uma reunião para decidir o que fazer, é certo que a videoconferência foi um desperdício de tempo.

Dicas para tornar as reuniões online mais eficientes

Depois disto, vamos deixar-lhe 9 dicas que o vão ajudar a tirar melhor partido das reuniões online. É importante que as aplique da melhor forma à estrutura da sua empresa, bem como à respetiva cultura organizacional.

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1. Prepare a reunião

O primeiro passo para tornar uma reunião mais produtiva é prepará-la com antecedência. Isto passa por definir os assuntos a tratar de antemão, enviando previamente aos intervenientes documentos, vídeos ou dados que sejam citados ou analisados no encontro.

Os assuntos a tratar devem também ser revelados a quem vai participar antes da reunião.

Por outro lado, em certas circunstâncias pode ser interessante atribuir funções específicas aos colaboradores. Pode, por exemplo, definir um coordenador para fazer anotações e mediar as conversas ou outros papéis que sejam pertinentes.

Em algumas circunstâncias, pode ser oportuno divulgar aos participantes uma lista de regras básicas ou de princípios, de modo a que a conversa seja mais fluída. Desligar o áudio quando não se está a falar é uma boa regra para evitar barulhos incómodos.

2. Verifique os equipamentos e o local

Antes de arrancar para a reunião, é importante que tenha tudo devidamente preparado para a mesma. Desta forma, será necessário verificar se a Internet, o microfone e a câmara estão a funcionar. 

Confirme também se consegue aceder à plataforma onde decorrerá o encontro e sem tem todas as aplicações de que precisa para o efeito.

Também deve ter o seu espaço de trabalho arrumado e sem barulhos de fundo incómodos. 

Se estiver a falar de um local onde haja mais pessoas, tente encontrar um local reservado, onde possa fechar a porta, para evitar interrupções.

3. Escolha roupa apropriada 

Pode até estar em casa, mas isso nunca pode ser desculpa para se apresentar desleixado numa reunião de trabalho. Dispa já o pijama e procure vestir uma roupa adequada para a ocasião. É também uma questão de atitude e de foco.

Será escusado vestir o fato e a gravata para todas as reuniões online, mas deve sempre ter uma boa aparência. Até porque o vestuário desadequado pode funcionar como uma distração, acabando por abafar aquilo que pretende transmitir.

4. Inicie a reunião com conversa fiada

Nestes tempos de confinamento e de isolamento social por causa da pandemia, pode ser muito produtivo começar uma reunião com uns minutos para fazer conversa de café.

Assim, as pessoas podem ter alguns breves momentos de partilha, o que será positivo em termos emocionais e até pode fomentar o team-building. Mas, além disso, também poderá contribuir para que haja menos interrupções, com piadas ou apartes, no meio da reunião.

5. Fale menos e ouça mais

As reuniões online exigem das pessoas um grau de atenção maior e podem ficar bastante aborrecidas e impossíveis, sobretudo se houver muita confusão e pessoas a falar ao mesmo tempo.

Assim, é essencial evitar falar por cima dos outros e prestar atenção a todas as intervenções, evitando cortar a palavra. 

É igualmente importante evitar falar durante demasiado tempo, dando aos demais a oportunidade de partilharem a sua opinião.

6. Mantenha o horário pré-estabelecido

A pontualidade é essencial. Portanto, comece a reunião na hora marcada, respeitando assim a agenda dos intervenientes.

Por outro lado, é importante definir também uma duração estimada para a reunião. E deve cumpri-la, procurando ser objetivo.

Lembre-se de que se quaisquer atropelos ao horário podem complicar as tarefas e a rotina dos seus colegas ou colaboradores.

7. Esteja 100% presente

Um cenário online pode dar-lhe muitas razões para se distrair. Mas durante uma videoconferência de trabalho é importante que esteja 100% presente.

Trata-se de uma questão de respeito pelos seus colegas acima de tudo. Além disso, deve valorizar o seu tempo e participar ativamente na conversa, caso contrário isso pode denotar desleixo e desinteresse profissional.

8. Faça um resumo da reunião

Um dos intervenientes no encontro deve ficar responsável por anotar os pontos essenciais da reunião. É preciso, sobretudo, tomar nota das tarefas ou ações planeadas para breve, bem como das pessoas que ficam responsáveis por elas.

Tudo deve ficar documentado para evitar riscos de esquecimentos.

Essas anotações são igualmente importantes para as pessoas que tenham estado ausentes do encontro. O fácil acesso ao resumo da reunião ajudará a agilizar o trabalho.

9. Seja paciente

Passar de um ambiente presencial para um regime virtual, pode ser complicado para algumas pessoas. Desta forma, é preciso ter a capacidade de se colocar no lugar do outro e ser compreensivo.

O papel dos gestores deve ser o de facilitar esta transição. Deve garantir que os colaboradores têm o equipamento de que precisam e que entendem os novos procedimentos.

Durante as reuniões online, é importante desenvolver a paciência e a empatia, para perceber melhor a posição dos outros. 

Concluindo...

O primeiro passo de como tornar as reuniões online mais produtivas passa por rever a cultura de reuniões da sua empresa. Procure analisar se está a tirar o melhor partido possível delas e crie um plano para as melhorar.

Deve garantir que cada reunião tem um objetivo claro e um líder, bem como uma conclusão. Depois bastará focar a conversa no essencial e esperar que os colaboradores contribuam de uma forma significativa.

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